600k orders in een week voor Kinderpostzegels met Shopify Plus

Toen Stichting Kinderpostzegels hun processen wilde digitaliseren, hadden ze een betrouwbare tech partner nodig om hun jaarlijkse verkooppiek in goede banen te leiden. Elke herfst gaan schoolkinderen in heel Nederland van deur tot deur om limited edition Kinderpostzegels te verkopen en donaties in te zamelen. In die week verwerkt de Kinderpostzegels site bijna 600.000 bestellingen - met een beetje hulp van Shopify en Code.

KLANT

Kinderpostzegels

INDUSTRIE

Culture, Services

TECHNOLOGIE

Shopify webshops

DIENST

Webshop migration

Services die we hebben geleverd

Migration

Store Development

E-Commerce Optimization

UX/UI Design

Email Marketing

Internationalization

B2B

3.5 miljoen euro omzet in een dag

De jaarlijkse Kinderpostzegelactie is een bekend fenomeen in Nederland. Het werd een eeuw geleden in het leven geroepen toen de Nederlandse overheid zogenaamde ‘kinderpostzegels’ ging uitgeven: deze kostten een beetje extra, zodat de winst gebruikt kon worden om kansarme kinderen te helpen. Elk jaar, aan het begin van het nieuwe schooljaar, gaan schoolkinderen langs de deuren om bestellingen aan te nemen voor de nieuw uitgebrachte postzegels, die vervolgens per post bezorgd worden.

De afgelopen jaren is dit proces steeds digitaler geworden. Tijdens de 2023 editie kwam 35% van de bestellingen binnen op papier, en 65% via de Kinderpostzegels webshop. In de zeer gebruiksvriendelijke store kunnen mensen snel en makkelijk bestellen terwijl ze aan de voordeur staan: door de unieke QR code van ‘hun’ verkoper te scannen.

De Kinderpostzegelactie leidt elk jaar weer tot een enorme golf bezoekers op de site. Eva de Koning, Senior Project Manager bij Kinderpostzegels, heeft die piek al een paar keer zien gebeuren: “Op de eerste dag van de actie schiet het in een minuut van 0 naar 100, zodra de scholen uitgaan. Meestal halen we op de eerste dag de helft van de totale opbrengst binnen, zo’n 3,5 miljoen euro via de webshop en nog eens 1.3 miljoen via papieren bestelformulieren.”

→ Crasht jouw store vaak bij een sales piek? Dat kan te maken hebben met je platform. Bij Code horen we deze klacht regelmatig van merken die gebruik maken van Magento of Shopware.

Van papier naar digitaal

Om de verschuiving naar digitaal mogelijk te maken, heeft Kinderpostzegels de afgelopen jaren hard gewerkt om het proces te stroomlijnen en te automatiseren. In 2022 vroegen ze Code om hun bestaande Shopify webshop te upgraden naar Shopify Plus, en het zo te herbouwen dat bezoekers met een paar klikken een bestelling kunnen plaatsen of een donatie kunnen doen.

Dat betekende ook een kleiner assortiment. Eva legt uit: “We zien een grote verschuiving van fysieke producten naar donaties: drie jaar geleden waren donaties nog 11% van de omzet, en in 2023 al 40%. Daarom bieden we nu drie donatie-producten aan naast onze tastbare producten.”

Daarnaast ontwikkelde Code ook de gepersonaliseerde QR codes die elke postzegel-verkoper nu krijgt, en de donatie-checkbox in de checkout. Met de QR code worden individuele verkoopcijfers getraceerd en kunnen topverkopers beloond worden voor hun inspanningen. De donatie-checkbox geeft klanten de optie om het totaalbedrag van hun bestelling naar boven af te ronden, en het teveel te doneren.

Kinderpostzegels vroeg Code ook een aantal custom integraties te bouwen: eentje om bestellingen automatisch door te sturen naar hun fulfilment partner, en eentje om de data van de gedigitaliseerde papieren bestelformulieren te importeren in Shopify - om zo een ‘single source of truth’ te creëren. Eva: “Elk jaar doen er zo’n 120.000 kinderen mee, en ze krijgen naast een QR code ook een setje papieren bestelformulieren mee. De ingevulde formulieren worden verzameld door hun leraren en naar ons gestuurd. Om ze goed te kunnen verwerken voeren wij de data van de formulieren in in de Shopify database, samen met de digitale bestellingen.” Van daaruit ontvangen klanten vervolgens betaalverzoeken, worden bestellingen afgehandeld en bezorgd, en hebben klantenservice medewerkers toegang tot klantdata.

Zo bereid je een sales piek voor: een dag in de control room

De eerste dag van een nieuwe Kinderpostzegelactie is altijd een groot evenement voor Kinderpostzegels. De coördinators verzamelen zich in een control room die speciaal voor de gelegenheid is opgezet, de klantenservice is op volle sterkte, en er staan technische specialisten stand-by om alles in goede banen te leiden. Sofie Vriends, Directeur bij Kinderpostzegels, beschrijft de sfeer als “heel indrukwekkend. Er staat een groot dashboard in de kamer waarop je de hele tijd in real time kunt zien welke kinderen waar aan het verkopen zijn en hoeveel, en je voelt de adrenaline.”

In 2022, toen Code’s nieuwe Shopify store voor het eerst gebruikt werd, was Coder Dominick er ook bij - om te helpen bij eventuele technische hobbels en om te checken of alles werkte zoals het moest. De enige zwakke schakel in het geheel bleek de externe Payment Service Provider te zijn die Kinderpostzegels gebruikte. Jeroen, de Project Manager van Kinderpostzegels bij Code, vertelt: “De PSP gooide een security lock op de store, omdat er ineens duizenden betalingen tegelijk binnen kwamen. Dominick heeft toen een switch naar Shopify Payments geregeld en de store weer op gang geholpen, maar de site kon anderhalf uur lang geen betalingen verwerken.” Gelukkig hadden de verkopende kinderen in die tijd de papieren bestelformulieren om op terug te vallen, maar het was te zien in de statistieken voor dat jaar: slechts 35% van de omzet kwam binnen via de webshop, en 65% via papieren formulieren.

In 2023 schakelde Kinderpostzegels meteen over naar Shopify Payments toen het probleem zich herhaalde, wat zorgde voor een veelbelovende 40-60 verdeling tussen papier en digitaal. In hetzelfde jaar werkten we samen met Kinderpostzegels om hun verouderde ERP te vervangen door een flexibeler tech stack: een enorme operatie die op tijd voor de 2023 actie afgerond moest worden. Eva: “Dat ging heel goed! De piek in traffic was geen probleem, Shopify schaalt gewoon mee op de achtergrond, we hoeven zelf niets te managen. Heel prettig.”

Werken met Code

Eva heeft erg goede ervaringen met Shopify Plus en Code. “Ze zeggen wat ze doen en ze doen wat ze zeggen. Er vallen nooit dingen van hun bordje. Onze Project Manager Jeroen is heel gestructureerd en accuraat. Ik vind Coders in het algemeen heel toegankelijk en attent: de eerste vraag is altijd ‘Hoe was je weekend?’ voordat we ter zake komen. En hun team is stabiel, dat is niet overal zo. Daardoor kennen ze je situatie en weten wat voor jou werkt.”

In 2024 zullen Code en Kinderpostzegels de store verder verbeteren - we houden je op de hoogte!

Bij Code zeggen ze wat ze doen en ze doen wat ze zeggen. Er vallen nooit dingen van hun bordje. Ik vind Coders in het algemeen heel toegankelijk en attent: de eerste vraag is altijd ‘Hoe was je weekend?’ voordat we ter zake komen. En hun team is stabiel, dat is niet overal zo. Daardoor kennen ze je situatie en weten wat voor jou werkt.

Eva de Koning Senior Project Manager bij Kinderpostzegels