Zo kies je een ERP systeem voor jouw Shopify store door Linda Bleijenberg

Het grote voordeel van ERP systemen is dat ze alle data in je bedrijf centraliseren. Wat eerst in allerlei verschillende systemen stond, staat nu verzameld op één plek en wordt automatisch gesynced. Dat is cruciaal voor kernprocessen waarmee vrijwel iedere e-commerce ondernemer te maken heeft. Denk hierbij aan je financiële administratie, inkoop- en orderproces, voorraadbeheer, verzendingen en retouren. Als je ook B2B verkoopt, zien we bovendien nog een aantal aanvullende processen: klantgroepen en prijsregels beheer je in de regel in je ERP. 

Kortom, ERP’s zorgen voor controle, effectiviteit en efficiëntie in je bedrijfskritische processen. Om die reden is een ERP vaak een verstandige investering voor bedrijven waar meerdere complexe processen met elkaar verbonden zijn. Denk hierbij onder andere aan aansluiting op meerdere verkoopkanalen (zoals een B2B webshop in combinatie met een POS systeem voor fysieke winkels, diverse marktplaatsen en sociale media) met ieder hun eigen condities (zoals markt- en kanaalspecifieke prijsvoering, verzendregels of beschikbare voorraad). 

Een ERP nemen is altijd een grote stap. Voordat je die stap zet is het dus slim om flink wat research te doen en goed na te denken over wat het beste past bij jouw huidige en toekomstige situatie. Probeer daarbij vooral goed in te schatten hoeveel tijd een ERP je gaat besparen ten opzichte van je huidige situatie: is het de investering waard? We geven hier wat scenario’s waarin een ERP een oplossing kan zijn.

Als je bedrijf veel verschillende (verouderde) IT systemen gebruikt

Bedrijven die al wat langer in business zijn of snel groeien hebben meestal moeite om hun systemen up-to-date te houden. Er is te veel data en te weinig mankracht, ze gaan in het moment improviseren om een acuut probleem op te lossen, en na verloop van tijd hangt het geheel van software in het bedrijf wat houtje-touwtje aan elkaar. Dat zorgt er bijvoorbeeld voor dat data uit verschillende spreadsheets handmatig geïmporteerd moet worden in het boekhoudprogramma. Of dat voorraadlevels dagelijks handmatig ge-update moeten worden in je e-commerce platform, op basis van rapportages vanuit je magazijn. Wat niet alleen omslachtig is en het hele proces vertraagt, maar ook nog eens erg gevoelig is voor fouten. 

Met een ERP los je dit soort problemen in een klap op. De afzonderlijke modules van een ERP zijn slim aan elkaar gekoppeld en wisselen data uit, waardoor iedereen in het bedrijf over dezelfde informatie beschikt. Op die manier bespaart een ERP veel werk, administratie en kosten (en fouten!), en zorgt er bovendien voor dat de financiële situatie van je bedrijf altijd duidelijk is.

Als je bedrijfsvoering complex is

Naarmate je bedrijf groter en complexer wordt is het de uitdaging om je activiteiten niet te laten versnipperen, met aparte ‘silo’s’ voor de verschillende verkoopkanalen die allemaal hun eigen datasets gebruiken. Met een ERP houd je overzicht, en als je overzicht hebt kun je gaan optimaliseren. Met al je data op een centrale plek maak je beter geïnformeerde zakelijke beslissingen, elimineer je dubbel werk en voorkom je bijvoorbeeld meerdere versies van hetzelfde stukje informatie.

Een goed geïntegreerd ERP systeem maakt vergaande automatisering mogelijk. Doordat data continu in real time gesynced wordt elimineer je menselijke fouten, en kun je je business processen steeds verder verbeteren en stroomlijnen tot een goed geoliede machine.

Welke ERP systemen werken goed samen met Shopify? Steeds meer pakketten hebben een kant-en-klare Shopify ERP integratie en zijn dus vrij makkelijk te koppelen aan je webshop. Shopify heeft bovendien een partnership met een aantal van de beste ERP systemen in Europa en een aantal wereldwijd en beveelt de ERPs in deze programma’s van harte aan. Koppelingen met deze preferred suppliers zijn ook te vinden in de Shopify appstore - maar deze standaard apps ondersteunen vaak alleen de meest basale flows.

De uitgebreide API mogelijkheden van Shopify Plus bieden ook een ruime keuze aan koppelbare ERP systemen. Bij Code zien we bijvoorbeeld dat er op het moment veel mogelijk is voor B2B use cases. Voorwaarde is daarbij wel dat het ERP pakket eveneens met API’s werkt.  

Mist er nog iets heel specifieks in het ERP van je keuze? Dan bouwt Code met plezier aanvullende maatwerk oplossingen voor je, zoals custom flows van Shopify naar je ERP pakket. Dit doen we met integratieplatformen als Alumio of Celigo en via development platforms als Gadget.dev.